Bentall et la protection de la vie privée

Principe 1 — Responsabilité

Bentall est responsable des renseignements personnels sous sa gestion et a désigné un responsable de la protection de la vie privée qui s’assure que la société se conforme à sa propre politique de respect de la vie privée et à la loi. Certaines personnes chez Bentall peuvent à l’occasion être déléguées pour agir au nom du Responsable de la protection de la vie privée. Bentall prend les mesures appropriées pour assurer un niveau comparable de protection lorsque l’information est traitée par une tierce partie.

Vous pouvez communiquer avec le Responsable de la protection de la vie privée à l’adresse suivante :

Principe 2 – Collecte des renseignements personnels et objet

Bentall doit établir l’objet pour lequel les renseignements personnels sont recueillis avant la cueillette ou au moment même où ils sont recueillis. Bentall recueille de l’information pour les fins suivantes :

• Établir et maintenir des relations commerciales avec ses clients et établir un service continu;
• Gérer et développer Bentall et ses opérations, entre autres, les questions liées à la gestion du personnel et de ses employés;
• Pour répondre aux exigences de la loi et de la réglementation.

Bentall recueille des renseignements personnels pour ces fins par divers moyens, notamment par :

Général

• Des courriels et autre correspondance transmis à Bentall
• Des fournisseurs de services liés aux objectifs
• Des formulaires sur le site Web
• Des discussions verbales

Gestion et location immobilières

• Des demandes de location, notamment des demandes de crédit (peut recueillir des renseignements liés à la solvabilité ou autre renseignement au sujet d'un particulier d'une agence d'évaluation du crédit, d'une banque, de référence, etc.)
• Des demandes pour des services spécialisés ou des abonnements, tels des stationnements, des clubs de santé ou un abonnement à un club de golf
• Des baux ou autres ententes liées conclus avec Bentall
• Des ententes commerciales conclues avec Bentall
•  Des rapports d'urgence ou d'incident, notamment les vidéos ou autres formes de surveillance aux fins d'assurance et de gestion des risques
• De la surveillance vidéo, cartes magnétiques ou autres informations pour des raisons de sécurité générales

Gestion de placements

• Des ententes commerciales conclues avec Bentall

Emploi

• Des curriculum vitae et des références personnelles fournis lors de demandes d'emploi
• Des formulaires de demande d'emploi

Principe 3 – Consentement à donner des renseignements, à leur utilisation et à leur divulgation

La connaissance ou le consentement implicite ou explicite d’une personne est requis pour la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels, à moins que ce ne soit ni souhaitable ni prescrit par la loi. Selon les circonstances ou les renseignements personnels qui sont censés être recueillis, utilisés ou communiqués, les types de consentement recherchés lors de la cueillette, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels varient.

• En obtenant le consentement, Bentall doit déployer des efforts raisonnables pour s’assurer que la personne est avisée auxquelles fins les renseignements seront utilisés ou dévoilés.
• En général, Bentall cherche à obtenir le consentement au moment même où elle recueille l’information, toutefois, Bentall pourra éventuellement demander un consentement pour utiliser ou communiquer des renseignements après la cueillette. Dans tous les cas cependant, cela sera fait avant l’utilisation ou la divulgation à des fins autres que celles préalablement établies.
• En général, Bentall cherche à obtenir le consentement au moment même où elle recueille l’information, toutefois, Bentall pourra éventuellement demander un consentement pour utiliser ou communiquer des renseignements après la cueillette. Dans tous les cas cependant, cela sera fait avant l’utilisation ou la divulgation à des fins autres que celles préalablement établies.
• Pour déterminer si un consentement est requis et, auquel cas, quel type de consentement convient. Bentall prendra en considération la sensibilité du renseignement personnel et les buts qu’elle poursuit. Le consentement peut être exprès ou implicite (avec la possibilité d’exclusion volontaire si cela est souhaitable). Par exemple, si une personne donne son adresse et demande des renseignements sur un service en particulier, le consentement d’utiliser cette adresse pour faire parvenir l’information demandée est implicite.
• En général, l’utilisation de services par une personne constitue un consentement tacite que Bentall peut collecter, utiliser et communiquer ces renseignements personnels pour les objectifs mentionnés.
• Bentall peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sur un employé sans son consentement lorsque la cueillette, l’utilisation ou la divulgation est raisonnablement nécessaire dans le but d’établir, gérer ou terminer la relation d’emploi entre Bentall et la personne.
• Si elle donne un préavis écrit raisonnable à Bentall, une personne peut retirer son consentement à la cueillette, l’utilisation ou la divulgation de ses renseignements personnels sous réserve des restrictions prévues par la loi ou des exigences contractuelles. À la réception d’un retrait de consentement, Bentall avisera la personne des conséquences éventuelles du retrait de son consentement et à moins que la loi ne le prescrive ou ne permette autrement, Bentall cessera de recueillir, utiliser ou communiquer les renseignements personnels, comme demandé.

Si une personne fournit à Bentall ou à ses fournisseurs de services ou agents, des renseignements personnels sur un particulier, cette personne déclare qu’elle a toute l’autorité ou a obtenu tous les consentements nécessaires du particulier pour permettre à Bentall de recueillir, utiliser ou divulguer ces renseignements personnels, tel que prescrit par la politique de respect de la vie privée.

Bentall peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels dans certaines circonstances très limitées sans que le particulier le sache ou y ait donné son consentement. En voici quelques exemples :

• Bentall peut collecter ou utiliser des renseignements personnels si cela est clairement dans l’intérêt d’un particulier et que le consentement ne peut être obtenu en temps voulu, par exemple si la personne est sérieusement malade, mentalement handicapée ou dans un cas d’urgence où sa vie, sa santé ou sa sécurité est menacée. 
• Bentall peut divulguer des renseignements personnels sur une personne sans qu’elle le sache ou qu’elle y donne son consentement pour recouvrer une dette, obéir à une assignation, à un mandat ou à une autre ordonnance du tribunal, ou pour d’autres raisons que pourrait prescrire ou permettre la loi.
• Bentall peut collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sur une personne sans qu’elle ne le sache ou n’y donne son consentement, si chercher à obtenir le consentement de la personne peut raisonnablement compromettre la disponibilité ou la précision des renseignements personnels requis pour une enquête ou une procédure engagée lors de la rupture d’une entente ou une transgression des lois fédérales ou provinciales.

Principe 4 – Limitation de la collecte de renseignements personnels

À moins qu’il ne soit exigé ou permis autrement par la loi, Bentall limitera la collecte d’information à ce qui est nécessaire à la poursuite de l’objet établi. Bentall recueillera les renseignements personnels par des moyens honnêtes et conformes à la loi.

• Bentall collecte des renseignements personnels surtout de ses clients.
• Bentall peut aussi collecter des renseignements personnels d’autres sources, telles les agences d’évaluation du crédit, les employeurs, les références personnelles, ou autres parties qui attestent d’un droit de communiquer de l’information.

Principe 5 – Restrictions sur l’utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels

Bentall ne peut utiliser ou divulguer des renseignements personnels pour des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été recueillies, sauf si la personne visée y consent ou si la loi l’exige. Bentall ne conserve les renseignements personnels qu’aussi longtemps que le demande l’objet poursuivi.